Trabajar como Gerente de Proyectos senior en una entidad gubernamental ha sido un gran reto en mi vida profesional, pero aún más retador fue llevar adelante los proyectos originados a raíz de la COVID-19 y desde la perspectiva pública.
Desde el día cero de la pandemia trabajé como Project Manager para la gestión del programa de proyectos de salud contra la COVID-19.
Espero que al contar mi experiencia sirva como lección aprendida para manejar proyectos bajo un perfil de crisis mundial, con alta urgencia y mucha incertidumbre, lo cual el uso de metodologías agiles fue crítico para la planificación y coordinación de las actividades y del equipo interdisciplinario.
¿Cuál era la necesidad?
Todo inicia en marzo de 2020, cuando se detecta el primer caso COVID-19 y recibo una llamada para iniciar una estrategia para enfrentar la pandemia en nuestro país e implementar soluciones tecnológicas y automatizadas.
Al escuchar por todos los medios de comunicación sobre el primer caso de COVID-19 en nuestro país, inmediatamente surge la necesidad de crear los mecanismos para la identificación temprana de casos, masificación de pruebas y atención inmediata a toda la población. El objetivo principal era claro, “Hacerle frente a la lucha contra el COVID-19”
¿Qué hicimos?
Se llevó a cabo la primera sesión de lluvias de ideas para la evaluación de las herramientas tecnológicas que pudieran suplir la necesidad planteada. Al finalizar la sesión y agrupar las ideas en base a los criterios utilizados para su evaluación, destacaba el uso e impacto de las redes sociales, con influencia en la mayoría de los grupos etarios.
Como resultado se diseñó la creación de un Chatbot (sistema capaz de interactuar con el individuo y proveer respuestas automáticas) utilizando a una Asistente Virtual, supervisado por personal idóneo del sector salud a través de un Consultorio Virtual, y a su vez integrado a un Centro de Operaciones con las reglas de negocio adecuadas para cumplir el objetivo.
¿Cómo lo hicimos?
Es muy posible que ningún ser humano hoy día, haya experimentado alguna de las pandemias registradas en la historia de la humanidad, por consiguiente, un gran reto se avecinaba y nuestro país no había experimentado este tipo de urgencia (una pandemia) con una tasa de expansión y/o transmisión acelerada. Por un lado y como era de esperarse la incertidumbre en muchos aspectos a saber: sociales, económicos, institucionales eran evidentes, por otro lado; el factor tiempo apremiaba y la ejecución requería entregables funcionales pero sobre todo a corto plazo.
Se identificaron los interesados de alto nivel conformados por las autoridades del sector salud y autoridades del sector tecnológico. Como parte de los interesados, se contaba con equipos de trabajo interdisciplinarios, los cuales se caracterizan por la unificación de esfuerzos entre individuos con diferentes habilidades y especializaciones profesionales, con miras a cumplir el mismo objetivo. Una vez confirmados los equipos, el siguiente paso era el levantamiento de requerimientos y las reglas del negocio, pero antes era importante definir la metodología y flujos de trabajos entre equipos del proyecto.
En este mundo tan cambiante, los proyectos predictivos no forman parte del común denominador en la gestión de proyectos, se requería del uso de una metodología flexible precisamente para dar respuesta al dinamismo que vivimos hoy en día.
Por lo antes expuesto, el enfoque ágil era el requerido para el desarrollo del proyecto, por lo que se avocó a desarrollar un primer entregable funcional que consistió en la Asistente Virtual y el Consultorio Virtual. Una vez culminado (el primer entregable funcional,) y listo para su salida a producción, el mejor insumo para la mejora continua tenía que ser la evaluación y retroalimentación de la población.
¿Cómo se manejó la presión del proyecto?
En lo personal les confieso que me encanta hacer ejercicio, forma parte de mis hábitos diarios (esto para mi reemplaza lo que para muchos es una taza de café), y creo fielmente que el bienestar del cuerpo activa la mente, reduce el estrés y ayuda a ser más productivo, sin embargo en este sentido las condiciones no estaban a mi favor. Por la naturaleza y urgencia que demandaba el proyecto en cuestión, lo anterior relacionado a mis actividades personales, tuvo que ir desplazándose de menos a más en el tiempo; por ende este cambio me representó manejar mis prioridades en función del objetivo principal, el proyecto. Por otro lado, la presión en el equipo humano del proyecto se hacía sentir, más aún por los tiempos limitados del mismo.
Como Gerente del Proyecto monitorear y equilibrar las cargas de trabajo para que los recursos pudieran tener un descanso adecuado y fomentar el bienestar personal, fue una de las decisiones entre otras, que contribuyeron al éxito del mismo.
Toda gran experiencia, siempre nos dejan lecciones aprendidas.
Les comparto algunas de estas:
- Tu mejor herramienta es la comunicación
- Tus habilidades blandas siempre están a prueba, más aún cuando los interesados aumentan; ¡Negociación y llegar a acuerdos consensuados son la clave!
- Cuando las organizaciones están en período de madurez en la gestión de proyectos, es muy importante tener el tiempo para hacer docencia en el tema (iniciando con la alta gerencia), ya que hará el camino más ligero a lo largo del proyecto.
- Define claramente los roles y responsabilidades de tu equipo humano para evitar confusiones que puedan impactar negativamente en los entregables.
- Empodera a tu equipo humano y lograrás entregables de calidad, aún si se requiere dar la milla extra.
- Como Gerente de Proyectos, debes desarrollar el Liderazgo Situacional.
- No pierdas de vista los riesgos; recuerda que la jerarquía no los mitiga, es el seguimiento continuo, los planes de contingencia y levantar la bandera a tiempo.
- Las relaciones interpersonales son un gran aliado en el desarrollo de todo proyecto; esto incluye el equipo de proyecto y los proveedores que también forman parte de los interesados.
Raisa Rosero Daniels (PMP®, Scrum Master)
